Mon experience sur le fonctionnement du cabinet en reseau

 

En 2017, certains d’entre nous peuvent avoir peur des nouvelles technologies, peur de découvrir ou de devoir apprendre de nouveaux fonctionnements, peur de s’exposer à l’inconnu. Mais quand ces innovations touchent notre profession et peuvent nous permettre d’améliorer notre quotidien, cela mérite qu’on s’y attarde. Pour cette première brève, il me tenait à cœur de partager mon expérience sur le fonctionnement du cabinet en réseau, tenter de vous montrer comment ma collaboratrice et moi avons optimisé notre fonctionnement et ainsi gagné chacun un temps précieux.

Depuis 3 ans nous fonctionnons en réseau, et pour rien au monde nous ne retournerions en arrière. Avant de vous décrire notre fonctionnement, voici notre matériel :

  • un serveur (fourni par l’éditeur de notre logiciel) que nous louons et que nous avons disposé au cabinet à coté de la box ADSL.
  • PC portable pour ma collaboratrice (elle travaille ainsi de chez elle ou d’où elle veut)
  • MAC de bureau pour moi.
  • Nos smartphones habituels (androïd pour ma collaboratrice et IOS pour moi)
  • Chacun notre TLA ( Vital’act 3S et EsKapAd)

 

Nous avions chacun notre logiciel installé sur notre ordinateur. Lorsque nous nous mettions d’accord sur le planning, chacun le rentrait dans son logiciel. Lorsque nous avions un nouveau patient, chacun devait enregistrer la carte vitale et rentrer la mutuelle ainsi que l’ordonnance (que nous nous passions par mail ou photocopie). Chacun devait ensuite saisir les cotations. Lorsque les soins se terminaient, il fallait que chacun pense à facturer l’ordonnance, à charger dans son TLA et à certifier les factures au domicile du patient. C’était en quelques sortes un travail effectué en double, car chaque étape était réalisée deux fois (une fois par IDE). De plus cela était source d’erreur (erreur de planning, cotations différentes, double facturation, DSI envoyée deux fois, voire pas du tout…). Tout est partagé ! Nous travaillons sur la même base de patients en temps réel, ce qui nous facilite grandement la tâche.Plutôt que des explications alambiquées voici un résumé du fonctionnement, suivi d’un cas concret que vous rencontrez tous dans vos tournées:

Fonctionnement : les informations: empreinte carte vitale, mutuelle, ordonnance, cotation, planning … ne sont rentrées qu’une fois dans le logiciel pour l’ensemble des IDEL du cabinet. Ces informations peuvent être modifiées ou corrigées à tout moment par chacun. Chaque IDEL peut facturer quand il le souhaite, et établir aussi les factures pour les autres IDEL du cabinet.

 

 

Cas concret

Une ordonnance pour des pansements post op tous les 2 jours, des Lovenox tous les jours et des plaquettes 2 fois par semaine.

Ma collaboratrice commence la série de soins et arrive au domicile du patient. Elle saisit l’empreinte de la carte vitale, prend les informations de la mutuelle, récupère l’ordonnance.Arrivée chez elle, elle décharge le TLA, complète éventuellement la fiche administrative, indique la mutuelle, saisit les cotations, scanne l’ordonnance et le logiciel planifie les soins en fonction du planning du cabinet. De mon coté je n’ai rien à faire, sauf éventuellement contrôler rapidement si je suis en accord avec ce qui a été rentré.2 semaines plus tard, c’est moi qui doit effectuer le dernier soin. Je facture mes soins et ceux de ma collaboratrice, et je charge mon TLA. Au domicile je sécurise nos deux factures. De retour à mon domicile, je décharge mon TLA, je peux télétransmettre, et ma collaboratrice aussi.

 

En règle générale, notre organisation est la suivante:

engrenages

  • pour les actes uniques, chacun facture et gère les dossiers comme il l’entend.
  • pour les séries d’actes (injections, pansements, perfusions etc….) celui qui fait le premier soin prend toutes les informations, la carte vitale, la mutuelle, et s’occupe de créer le dossier. Celui qui réalise le dernier passage de la série facture pour les deux IDELS.
  • pour les soins infirmiers, les patients que nous avons au long cours, nous partageons le renouvellement des DSI, et chacun facture au rythme qu’il veut.
  • Quoiqu’il en soit chacun télétransmet à son rythme, en fonction de ses habitudes et de ses besoins.

Ceci est notre façon de fonctionner, c’est celle qui nous correspond le mieux, mais un autre cabinet aura probablement des automatismes différents. Il n’y a pas de règles, c’est à chacun de s’organiser en équipe.

 

Pour conclure, je souhaitais faire un petit clin d’oeil à Cécile, mon binôme, qui est arrivée il y a 2 ans dans mon cabinet, le réseau était déjà en place. Voici ses impressions:

Cela fait bientôt deux ans que j’ai débuté mon activité libérale. Grâce au travail en réseau on peut partager les données (en ajouter ou en modifier) et ce en ne les saisissant qu’une seule fois pour tout le cabinet.Du coup on ne refait pas le travail, d’où un gain de temps considérable! C’est également une entraide quant à la cotation, surtout pour moi qui n’y connaissais pas grand chose! Je trouve que le travail en réseau permet une continuité des soins et de ce fait une réelle cohérence dans la prise en charge.

 

Vous pouvez me contacter directement sur mon blog: blog_cedric
Ou me laisser un commentaire sur cette page:

2 réponses sur “Mon experience sur le fonctionnement du cabinet en reseau”

  1. bonjour,

    désolé pour la réponse tardive.
    votre question est un peu vague. Tout dépend de vos besoins (standard téléphonique, mobile etc..)
    je pense que le moins cher actuellement est l’application ONOFF (j’en parle dans un autre article ici: http://mes-debuts-idel.fr/IDEL-utiliser-2-numeros-seul-mobile/ ).
    vous pourrez avoir un numéro de mobile pour tout le cabinet pour moins de 3,49€/mois.
    il suffit de souscrire un abonnement et d’installer l’application sur chacun de vos mobiles perso.

    cdlt.

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